Six étapes, dans cet ordre. Comptez une heure pour une école d'une cinquantaine d'élèves — l'essentiel du temps passe sur la saisie des familles, pas sur le paramétrage.
Tout le reste en découle. Si ces cinq mots sont clairs, le paramétrage se fait sans hésitation.
C'est l'année scolaire. Elle a une date de début et une date de fin, et une seule est « courante » à la fois. Elle sert d'étiquette temporelle : changer de session courante filtre les classes et les dossiers affichés, sans rien détruire.
Autrement dit : le classeur de l'année. On en ouvre un nouveau chaque rentrée, les anciens restent sur l'étagère.C'est un cursus proposé par l'école : éveil coranique, mémorisation, langue arabe, cours adultes. Elle porte le tarif — mensuel, trimestriel, semestriel, annuel — et le nombre d'années de formation qu'elle comporte.
Point important : les filières sont permanentes. Elles ne se recréent pas chaque rentrée, elles traversent les sessions.
Autrement dit : votre offre pédagogique et sa grille de prix.Une filière déclarée sur trois années génère Année 1, Année 2, Année 3. Chaque classe se rattache à une filière et à l'une de ses années. C'est ce qui permet à une cohorte de progresser sans qu'on recrée la structure.
Déclarez plus d'années que vous n'ouvrez de classes : cela ne coûte rien et prépare la suite.Coran, Tajwid, Sira, Akhlaq… Une matière se déclare une seule fois et se rattache ensuite à autant de classes que nécessaire. Elle peut n'appartenir à aucune filière — elle sert alors partout — ou être réservée à un cursus précis.
On ne supprime pas une matière qu'on ne dispense plus : on la désactive, l'historique reste lisible.Le point de rencontre de tout le reste : une session, une filière, une année de filière, un professeur principal, des matières et des élèves. C'est la seule entité qui rassemble les autres — d'où sa place en cinquième position dans le paramétrage.
Un élève peut appartenir à plusieurs classes : cursus du samedi et mémorisation du dimanche, par exemple.Chaque étape s'appuie sur la précédente. Sauter une étape vous obligera à revenir en arrière.
Donnez-lui un nom explicite — « Année scolaire 2026-2027 » plutôt que « Session 1 » — avec ses dates réelles de début et de fin, et marquez-la comme session courante.
Scolarité › Gestion des sessionsUne filière par cursus proposé. Renseignez le nombre d'années de formation, puis la grille tarifaire : laissez vide toute périodicité que vous ne proposez pas — un champ vide la désactive simplement à l'inscription.
Le coût de référence sert d'étiquette de secours et de base au prix catalogue si vous synchronisez avec Stripe pour le paiement en ligne.
Scolarité › Gestion des filièresSaisissez le vocabulaire de votre école, pas des matières scolaires génériques. Un code court — COR, TAJ, ARA — vous servira dans les emplois du temps et les listes imprimées, où l'intitulé complet ne tient pas.
Organisation › Gestion des matièresAvant les classes, car chaque classe demande un professeur principal. Chaque enseignant reçoit un identifiant unique généré automatiquement ; les codes d'accès ne partent qu'après validation de son adresse e-mail.
Si un enseignant a lui-même des enfants dans l'école, cochez « Aussi parent d'élève(s) » : il disposera en plus de son espace famille.
Employés › Gestion des employésNom, abréviation, capacité, session, filière et année de filière, professeur principal, matières. Les élèves s'ajoutent dans la même fenêtre par recherche sur le nom — mais à ce stade ils n'existent pas encore, vous reviendrez donc les rattacher après l'étape 6.
La case « le professeur principal enseigne toutes les matières » convient à une petite structure. Décochez-la dès que plusieurs intervenants se partagent une classe.
Scolarité › Gestion des classesToujours le parent d'abord, l'enfant ensuite : un enfant doit être rattaché à un parent existant. Le parcours en deux étapes vous propose d'ailleurs d'affilier les enfants immédiatement après avoir créé le parent.
Sur le dossier de l'enfant, vous choisissez sa ou ses filières, une remise éventuelle, la périodicité de paiement, le mode de règlement, et sa présence — demi-journée ou journée complète. Le montant par échéance se calcule seul à partir de la grille tarifaire.
Inscription › Gestion des inscriptionsC'est l'erreur la plus fréquente. Les filières traversent les sessions : à la rentrée suivante, vous ouvrez une nouvelle session et vous réutilisez les mêmes filières. Les dupliquer fragmente vos statistiques et vos tarifs.
Tant que son adresse e-mail n'est pas validée, vous ne pourrez pas lui affilier d'enfant. Passez le dossier en « en cours » ou « finalisée » si vous saisissez vous-même les familles au bureau.
Le professeur principal se choisit dans une liste. Si aucun employé n'est encore inscrit, la liste est vide et vous devrez repasser sur chaque classe.
Matières, filières, comptes d'enseignants : préférez toujours la désactivation. La suppression emporte l'historique, et une madrassah a besoin de retrouver qui suivait quoi il y a deux ans.
Le passage d'une année à l'autre ne se refait pas à la main. Trois outils suffisent.
| Ce que vous voulez faire | L'outil | Ce qu'il évite |
|---|---|---|
| Ouvrir la nouvelle année | Créer une session et la passer en courante | Aucune donnée n'est perdue, l'année précédente reste consultable |
| Faire monter une cohorte | Scolarité › Transfert de classe | Ressaisir les élèves un par un dans la classe supérieure |
| Basculer toute l'école sur la nouvelle année | Scolarité › Transfert de session | Recréer les dossiers d'inscription de zéro |
Commencez par une seule classe complète — filière, matières, professeur, cinq élèves et leurs parents — et parcourez-la de bout en bout : liste PDF, appel, saisie d'un retard, fiche de facturation. Une heure de test vous évitera de découvrir un réglage manquant après avoir saisi cent familles.
| Notion | Se recrée chaque année ? | Où |
|---|---|---|
| Session | Oui, une par année scolaire | Scolarité › Sessions |
| Filière | Non, permanente | Scolarité › Filières |
| Année de filière | Non, définie avec la filière | Scolarité › Filières |
| Matière | Non, permanente | Organisation › Matières |
| Classe | Oui, rattachée à une session | Scolarité › Classes |
| Enseignant | Non, compte permanent | Employés |
| Dossier d'inscription | Oui, ou transféré | Inscription › Gestion |